L'albo pretorio e la sezione Amministrazione trasparente sono due adempimenti diversi, anche se entrambi pubblicano documenti sul sito dell'ente. L'albo dà efficacia agli atti con una pubblicazione breve e tassativa, di norma 15-45 giorni, dopo la quale l'atto si ritira e non deve essere indicizzato dai motori di ricerca. L'Amministrazione trasparente, regolata dal D.Lgs. 33/2013, serve al controllo diffuso: i dati restano online per circa cinque anni e l'indicizzazione è ammessa.
Confonderli porta a errori in entrambe le direzioni: atti dell'albo lasciati online per anni, oppure dati di trasparenza che spariscono dopo due settimane. Vediamo le differenze e gli errori più comuni.
Due finalità diverse
La pubblicazione all'albo è pubblicità legale: rende l'atto conoscibile a tutti e, da quel momento, efficace e opponibile ai terzi. La base normativa è l'articolo 32 della Legge 69/2009 e, per gli enti locali, il TUEL (articoli 124 e 134). Si pubblica il documento integrale, per un tempo definito.
La sezione Amministrazione trasparente risponde invece al D.Lgs. 33/2013: serve a permettere a chiunque di controllare come l'ente usa le risorse pubbliche e organizza la propria attività. Pubblica dati e informazioni, spesso in forma strutturata, come curricula e compensi, e la permanenza nel tempo è parte dell'adempimento.
Il confronto in breve
| Aspetto | Albo pretorio | Amministrazione trasparente |
|---|---|---|
| Finalità | Efficacia e opponibilità dell'atto | Controllo diffuso, responsabilità verso i cittadini |
| Base normativa | Art. 32 L. 69/2009; artt. 124 e 134 TUEL per gli enti locali | D.Lgs. 33/2013 |
| Durata | Breve e tassativa, di norma 15-45 giorni | Circa 5 anni (art. 8 D.Lgs. 33/2013) |
| Dopo la scadenza | Ritiro (defissione) | Permanenza per il periodo di legge |
| Motori di ricerca | Indicizzazione da evitare | Indicizzazione ammessa |
| Oggetto | Documento integrale, temporaneo | Dati e informazioni, spesso strutturati |
All'albo non si applica l'arco di cinque anni previsto dall'articolo 8 del D.Lgs. 33/2013: sono due binari distinti.
Perché le regole sono opposte
La durata
All'albo la pubblicazione produce i suoi effetti in un tempo definito. Scaduto il termine, tenere l'atto online non ha più base giuridica e diventa un trattamento illecito dei dati personali che contiene, anche se all'inizio era lecito. In Amministrazione trasparente, al contrario, la permanenza pluriennale è proprio l'adempimento richiesto.
L'indicizzazione
Un atto dell'albo, soprattutto dopo la scadenza, non deve restare reperibile cercando nome e cognome di una persona su un motore di ricerca: si avrebbe una decontestualizzazione dell'atto e una permanenza indebita, che il diritto all'oblio vuole evitare. Le Linee guida del Garante per la protezione dei dati personali del 15 maggio 2014 tengono distinte le due finalità proprio per questo. In Amministrazione trasparente l'indicizzazione è invece ammessa e utile a chi cerca le informazioni.
Cosa va dove
- All'albo vanno gli atti per cui una norma richiede la pubblicità legale: deliberazioni, determinazioni, bandi, avvisi e gli altri atti indicati dalle norme di settore e dal regolamento dell'ente.
- In Amministrazione trasparente vanno i dati e i documenti previsti dal D.Lgs. 33/2013.
Se un provvedimento interessa entrambi gli adempimenti, ciascuna pubblicazione segue le proprie regole: cosa vada in Amministrazione trasparente, in che forma e per quanto tempo, lo stabilisce il D.Lgs. 33/2013 e va verificato con il responsabile della trasparenza dell'ente. L'albo non sostituisce quella sezione, e quella sezione non sostituisce l'albo.
Gli errori più comuni
Usare l'albo come archivio permanente
Lasciare gli atti online dopo la scadenza, o prorogarli "per sicurezza", è l'errore più frequente e quello che espone di più l'ente. Alla scadenza l'atto si ritira; può restare in un archivio ad accesso riservato, non liberamente consultabile.
Pubblicare all'albo i contenuti della trasparenza
Un curriculum o un dato sui compensi caricato all'albo verrebbe ritirato dopo pochi giorni e sottratto ai motori di ricerca: l'esatto contrario di quanto richiede il D.Lgs. 33/2013.
Lasciare gli atti dell'albo indicizzabili
Molti sistemi di gestione dei contenuti pubblicano le pagine con l'indicizzazione attiva per impostazione predefinita. Per l'albo l'impostazione va rovesciata: istruzioni noindex sulle pagine degli atti e sui PDF. I dettagli sono nella guida su privacy, oblio e deindicizzazione.
Credere che una sezione "riservata" protegga gli atti
Un atto pubblicato all'albo deve essere consultabile da chiunque, senza autenticazione: è il senso stesso della pubblicità legale. Nascondere una categoria o una sezione dalla navigazione non ritira gli atti che contiene, e i termini continuano a decorrere. Vale anche al contrario: se un contenuto non deve essere pubblico, non va pubblicato all'albo. I dati da proteggere si oscurano prima, sul documento.
Dimenticare la cautela sui dati particolari
Salute, dati giudiziari, minori e situazioni di disagio economico-sociale richiedono cautele rafforzate in entrambe le sezioni (articolo 9 del GDPR, articolo 26, comma 4, del D.Lgs. 33/2013). All'albo la loro diffusione è fortemente limitata: vanno valutati e oscurati prima della pubblicazione.
Come lo gestisce Albo Pretorio Online
Albo Pretorio Online gestisce l'albo pretorio, non l'Amministrazione trasparente, ed è costruito sul regime dell'albo: ritiro automatico alla scadenza, noindex come impostazione predefinita e forzato sugli atti archiviati, allegati degli archiviati scaricabili solo con un permesso dedicato. La visibilità degli atti dipende dal loro stato, non dal livello di accesso della categoria, e una categoria che contiene atti non si può cancellare. I contenuti del D.Lgs. 33/2013 vanno pubblicati con gli strumenti della sezione Amministrazione trasparente.
Domande frequenti
Qual è la differenza tra albo pretorio e Amministrazione trasparente?
L'albo pretorio dà pubblicità legale agli atti per un periodo breve, di norma 15-45 giorni, poi li ritira e non li fa indicizzare. L'Amministrazione trasparente pubblica dati e documenti previsti dal D.Lgs. 33/2013 per circa cinque anni, con indicizzazione ammessa.
Gli atti dell'albo vanno tenuti online per cinque anni?
No. L'arco di cinque anni dell'articolo 8 del D.Lgs. 33/2013 riguarda l'Amministrazione trasparente. All'albo l'atto resta pubblicato per il periodo previsto e poi si ritira.
Posso pubblicare all'albo i dati richiesti dalla trasparenza?
No: verrebbero ritirati alla scadenza e sottratti ai motori di ricerca, mentre il D.Lgs. 33/2013 ne richiede la permanenza e la reperibilità. Vanno nella sezione Amministrazione trasparente.
Rendere riservata una categoria dell'albo nasconde gli atti?
Dipende dal sistema, ma in linea di principio non deve: un atto all'albo è pubblico per definizione e la pubblicità legale non può dipendere dalla configurazione di una categoria. Se un dato non deve essere pubblico, va oscurato sul documento prima di pubblicarlo.
Dopo la scadenza l'atto va cancellato?
Va tolto dalla consultazione pubblica e dai motori di ricerca. L'ente può conservarlo in un archivio ad accesso riservato, perché l'atto mantiene valore documentale, oppure rimuoverlo del tutto.
