Gli atti pubblicati all'albo pretorio contengono spesso dati personali: si possono diffondere perché lo richiede la legge, ma solo quelli necessari, solo per il periodo previsto e senza che restino reperibili sui motori di ricerca. I dati sulla salute e le altre categorie particolari vanno oscurati sul documento prima di caricarlo. Alla scadenza l'atto si ritira, e su istanza dell'interessato si applica il diritto all'oblio.
Questa guida segue l'atto dalla redazione al ritiro, con le norme che valgono in ogni fase e le misure tecniche che chi gestisce il sito deve verificare.
La base giuridica, e i suoi limiti
La pubblicazione all'albo è lecita perché adempie un obbligo di legge: articolo 6, paragrafo 1, lettera c) del GDPR, insieme all'articolo 2-ter del Codice privacy (D.Lgs. 196/2003, modificato dal D.Lgs. 101/2018). Il riferimento pratico sono le Linee guida del Garante del 15 maggio 2014 (provvedimento n. 243) sulla pubblicazione di dati personali per finalità di pubblicità e trasparenza sul web.
Quella base giuridica ha un perimetro preciso. Vale per i dati necessari e per il periodo previsto: la conoscibilità è temporanea. Scaduto il termine, la permanenza online è priva di base giuridica e diventa un trattamento illecito, anche se la pubblicazione era lecita all'origine. Il titolare del trattamento, e quindi il responsabile delle scelte, è l'ente.
Prima di pubblicare: minimizzare e oscurare
Solo i dati necessari
Il principio di minimizzazione (articolo 5, paragrafo 1, lettera c del GDPR) chiede di pubblicare solo dati adeguati, pertinenti e limitati a quanto serve. I dati eccedenti si oscurano già in fase di redazione: è la tecnica dell'omissis.
Categorie particolari e dati giudiziari
- i dati che rivelano salute, origine, convinzioni, vita sessuale, dati genetici o biometrici sono categorie particolari (articolo 9 del GDPR): i dati sulla salute non si diffondono;
- i dati giudiziari, come condanne e reati, hanno una protezione a sé (articolo 2-octies del Codice privacy) e si pubblicano solo se indispensabili e previsti dalla legge;
- per i dati su minori e su situazioni di disagio economico-sociale serve una cautela rafforzata (articolo 26, comma 4, del D.Lgs. 33/2013).
Nella pratica, i campanelli d'allarme sono parole come diagnosi, invalidità, legge 104, casellario, condanna, minorenne, affidamento, ISEE, sfratto, morosità, buoni spesa. Non tutte indicano un problema, ma ognuna merita una seconda lettura.
L'omissis va fatto sul documento, prima del caricamento
Un rettangolo nero disegnato sopra il testo di un PDF spesso lascia il testo sottostante ancora selezionabile, copiabile o leggibile dal livello di testo: dà una falsa sicurezza. L'oscuramento affidabile rimuove davvero il contenuto, con strumenti dedicati, prima di caricare il file. Una breve checklist prima di premere "Pubblica":
- ci sono solo i dati necessari alla finalità dell'atto?
- i dati particolari sono stati oscurati o anonimizzati?
- l'allegato è la versione corretta e definitiva?
- ente emanante e segnatura di protocollo sono corretti?
- la durata di pubblicazione è quella prevista per la tipologia?
Durante la pubblicazione: niente motori di ricerca
Le Linee guida del Garante chiedono di impedire l'indicizzazione degli atti da parte dei motori di ricerca esterni e di privilegiare la ricerca interna al sito. Lo scopo è evitare la decontestualizzazione: che un atto venga trovato cercando nome e cognome di una persona, come pagina isolata, fuori dall'albo e dalle sue date. Le misure tecniche sono tre.
- Meta tag robots nella pagina dell'atto, con noindex e noarchive.
- Intestazione HTTP X-Robots-Tag con lo stesso valore. È indispensabile per i PDF: un PDF non ha meta tag, e senza l'intestazione sul download resterebbe indicizzabile.
- robots.txt, come misura complementare. Attenzione al paradosso: un Disallow impedisce al motore di leggere la pagina, quindi anche di vedere il noindex, e un atto già indicizzato resterebbe indicizzato. Il Disallow va usato solo per aree che non devono essere raggiunte affatto.
Chi gestisce il sito può controllare con gli strumenti per sviluppatori del browser, o con curl -I, che la pagina di un atto e il download di un suo allegato restituiscano davvero noindex. Nessun software può però garantire il comportamento dei motori di ricerca: per questo il ritiro alla scadenza resta la misura decisiva.
Alla scadenza: ritiro e archivio
La rimozione dalla vista pubblica alla scadenza deve avvenire in automatico, senza dipendere da chi deve ricordarsene. Dopo il ritiro l'atto conserva valore documentale per l'ente, ma non può restare liberamente consultabile online: si sceglie tra la rimozione totale dalla vista pubblica e un archivio ad accesso riservato. Quando serve conservare il valore probatorio, l'anonimizzazione può essere preferibile alla cancellazione.
Se un atto è stato indicizzato prima della scadenza, togliere la pagina non basta: può restare nella cache dei motori. Va chiesta la rimozione della copia in cache e va mantenuto il noindex.
Il diritto all'oblio
Un cittadino può chiedere la cancellazione dei dati che lo riguardano (articolo 17 del GDPR) e l'ente deve dare seguito all'istanza (articolo 12). Il momento conta:
- se l'atto è ancora nei termini, la pubblicazione prevale, perché è necessaria per adempiere un obbligo di legge (articolo 17, paragrafo 3, lettera b): l'istanza si registra e la rimozione scatta alla scadenza;
- se l'atto è già scaduto, l'oblio prevale e la rimozione può essere immediata.
Ogni passaggio va motivato e registrato: per il principio di responsabilizzazione (articolo 5, paragrafo 2) l'ente deve poter dimostrare cosa ha fatto, quando e perché, comprese le eventuali revoche di un oblio attivato per errore. Prima di cancellare fisicamente i documenti conviene una valutazione normativa: dopo, l'atto non si può più ripubblicare.
Come lo gestisce Albo Pretorio Online
Albo Pretorio Online segnala in redazione i termini che possono indicare dati particolari e mostra la checklist prima della pubblicazione, senza bloccarla: la valutazione resta del funzionario. Emette noindex come impostazione predefinita, lo forza sugli atti archiviati, invia X-Robots-Tag anche sul download dei PDF e offre la ricerca interna. Ritira gli atti alla scadenza e gestisce l'oblio con motivazione obbligatoria e registro delle operazioni. Non oscura i PDF: l'omissis va fatto prima del caricamento.
Domande frequenti
Si possono pubblicare dati personali all'albo pretorio?
Sì, quando la pubblicazione è prevista dalla legge, ma solo i dati necessari e solo per il periodo di pubblicazione. I dati eccedenti vanno oscurati prima di caricare il documento.
Si possono pubblicare dati sulla salute?
No. I dati sulla salute sono una categoria particolare (articolo 9 del GDPR) e non si diffondono. Vanno oscurati o l'atto va pubblicato in forma anonimizzata.
Basta un rettangolo nero sul PDF per oscurare un dato?
No. Spesso il testo sotto il rettangolo resta selezionabile o estraibile. L'oscuramento va fatto con strumenti che rimuovono davvero il contenuto, prima di caricare il file.
Un cittadino può chiedere di togliere un atto ancora in pubblicazione?
Può presentare l'istanza, ma durante i termini la pubblicazione prevale perché adempie un obbligo di legge (articolo 17, paragrafo 3, lettera b del GDPR). La rimozione avviene alla scadenza.
Il robots.txt basta per togliere gli atti da Google?
No, e può persino ostacolare: un Disallow impedisce al motore di leggere il noindex. La misura principale è il noindex nella pagina e nell'intestazione X-Robots-Tag, che copre anche i PDF.
Cosa fare se un atto scaduto compare ancora nei risultati di ricerca?
Verificare che pagina e allegati restituiscano noindex, chiedere al motore di ricerca la rimozione della copia in cache e mantenere il noindex finché l'atto non scompare dai risultati.
