Il referto di pubblicazione è il documento con cui l'ente attesta che un atto è stato pubblicato all'albo pretorio: numero di repertorio, tipologia, oggetto, data di inizio e data di fine della pubblicazione. Lo sottoscrive il responsabile della pubblicazione, di norma al termine del periodo, e resta agli atti: non si pubblica. Nessuna legge nazionale lo disciplina espressamente; forma e contenuto li stabiliscono i regolamenti degli enti e la prassi.
Proprio perché non esiste un modello unico, è facile avere dubbi su cosa debba contenere, su chi lo firmi e su come renderlo una prova solida nel tempo. Questa guida mette in fila quello che è certo e quello che dipende dal vostro regolamento.
Una prassi, non una norma nazionale
Né l'articolo 32 della Legge 69/2009 né gli articoli 124 e 134 del TUEL nominano il referto. I pareri del Ministero dell'Interno (Dipartimento per gli affari interni e territoriali) riconoscono la prassi di apporre il referto di pubblicazione sugli atti, ma non ne disciplinano forma, contenuto o sottoscrizione. Il referto è l'erede dell'attestazione che, nel regime cartaceo, rilasciava il messo comunale, e la sua disciplina vive nei regolamenti comunali e provinciali sull'albo; come riferimento amministrativo comune viene spesso richiamata la Direttiva n. 8/2009 del Ministro per la pubblica amministrazione, che non è però una norma primaria.
Ne discendono due conseguenze pratiche. La prima: il riferimento da seguire è il regolamento dell'albo del vostro ente. La seconda: anche il nome cambia da ente a ente. Referto di pubblicazione, referto di affissione, relata di pubblicazione, attestazione di avvenuta pubblicazione, notifica di pubblicazione indicano la stessa cosa. Le università, per esempio, usano spesso "notifica di pubblicazione".
Le amministrazioni che non sono enti locali, come università, aziende sanitarie, conservatori e ordini, sono fuori dal TUEL e hanno una disciplina autonoma, spesso poco documentata: anche per loro fa testo il regolamento interno.
Cosa deve attestare
I regolamenti degli enti convergono su un insieme di elementi, che ricalca i dati obbligatori e immodificabili del registro informatico previsto per il protocollo (DPR 445/2000, articoli 53-57):
- il numero cronologico o di repertorio dell'albo;
- la tipologia dell'atto;
- l'oggetto;
- la data iniziale e la data finale della pubblicazione;
- gli estremi del documento pubblicato.
Le date da attestare sono quelle effettive, non quelle previste: se la pubblicazione è stata prorogata, il referto deve riportare la scadenza reale. Altri elementi, come l'esito della pubblicazione o eventuali opposizioni, non risultano uniformi tra gli enti: se il vostro regolamento li chiede, vanno aggiunti.
Quando si emette e chi lo firma
Al termine della pubblicazione
La prassi prevalente è emettere il referto alla defissione, cioè al ritiro dell'atto, quando le date sono definitive, e rilasciarlo su richiesta al responsabile del procedimento. Alcuni enti usano due documenti, un'attestazione di avvio e un referto di avvenuta pubblicazione: non esiste uno standard nazionale, decide il regolamento.
Se un atto già ritirato viene ripubblicato, è più corretto avere due periodi distinti, ciascuno con il proprio referto, piuttosto che un unico referto che attesti una pubblicazione continua comprendente anche i giorni in cui l'atto non era visibile.
Il responsabile della pubblicazione
Il referto lo sottoscrive il responsabile della pubblicazione: tipicamente il segretario generale o un dirigente o funzionario da lui delegato, oppure il personale del servizio protocollo e notifiche, l'ex ufficio messi. Anche questa figura non è definita da una norma primaria ma dai regolamenti, che la indicano come responsabile della sottoscrizione e del rilascio della relata. Firma chi pubblica, non chi ha redatto o richiesto l'atto.
Va pubblicato?
Di regola no. Il referto non si pubblica come documento a sé: resta agli atti ed è esibito su richiesta o in giudizio. Gli estremi della pubblicazione possono essere visibili, ma non il referto. Per le deliberazioni la relata del segretario viene di norma conservata allegata all'atto.
Firma, impronta e conservazione
La firma digitale non è l'unica strada
Le Linee guida AgID sul documento informatico, adottate in forza dell'articolo 71 del CAD, stabiliscono che integrità e immodificabilità di un documento informatico formato ex novo si garantiscono con una o più operazioni alternative:
- firma digitale, firma elettronica qualificata o avanzata, sigillo elettronico qualificato;
- memorizzazione in un sistema di gestione documentale sicuro, conforme ai criteri delle Linee guida;
- trasmissione con PEC o servizio di recapito certificato;
- versamento in un sistema di conservazione.
La firma digitale del referto, quindi, non è obbligatoria in sé. Ma una di queste operazioni serve.
L'impronta da sola non basta
L'impronta SHA-256 è una stringa calcolata dai byte del file: se cambia anche un solo byte, cambia l'impronta. Serve a dimostrare che il file non è stato alterato e a confrontare il referto emesso con la versione firmata. Da sola, però, non dà al referto l'immodificabilità che serve come prova: va inquadrata in una delle operazioni elencate sopra, tipicamente la firma digitale del responsabile o il versamento in conservazione. Se il referto viene firmato a penna e poi scansionato, la copia vale come copia della firma autografa, non come prova verificabile in modo automatico.
Metadati e conservazione
In vista del versamento in conservazione contano i metadati minimi dell'Allegato 5 delle Linee guida AgID: identificativo univoco, data, oggetto, soggetti, tipologia documentale, impronta con l'algoritmo usato, formato. La conservazione a norma, con il pacchetto di versamento secondo lo standard UNI 11386 (SInCRO), è un servizio a sé: un software per l'albo può predisporre i dati, non sostituirla.
Referto e registro non sono la stessa cosa
Il registro delle pubblicazioni è l'elenco cronologico di tutto ciò che l'ente ha pubblicato all'albo; il referto è l'attestazione del singolo atto. Il registro si consulta, il referto si esibisce.
Come lo gestisce Albo Pretorio Online
Albo Pretorio Online emette il referto in PDF alla defissione, con il periodo effettivo di pubblicazione, ente, responsabile, repertorio, segnatura di protocollo, l'eventuale motivazione della rettifica e un'impronta SHA-256. Il responsabile lo scarica, lo firma in PAdES o CAdES e lo ricarica; il componente verifica che la firma sia stata apposta proprio su quel referto, mentre l'originale resta identico. Il referto si può disattivare e rinominare secondo il regolamento dell'ente, non è visibile al cittadino e non sostituisce la conservazione a norma.
Domande frequenti
Il referto di pubblicazione è obbligatorio per legge?
Nessuna norma nazionale lo impone espressamente: né la Legge 69/2009 né il TUEL lo nominano. La sua disciplina sta nei regolamenti degli enti e nella prassi, quindi va emesso se e come prevede il regolamento dell'albo del vostro ente.
Chi deve firmare il referto di pubblicazione?
Il responsabile della pubblicazione: di solito il segretario generale o un dirigente o funzionario delegato, oppure il personale del servizio protocollo e notifiche, secondo quanto stabilisce il regolamento dell'ente.
Il referto va pubblicato all'albo?
Di regola no. Resta agli atti e si esibisce su richiesta o in giudizio; per le deliberazioni la relata viene di norma conservata insieme all'atto.
Il referto deve essere firmato digitalmente?
Non necessariamente. Le Linee guida AgID prevedono, in alternativa alla firma, la memorizzazione in un sistema documentale sicuro, la PEC o il versamento in conservazione. Serve però almeno una di queste operazioni: l'impronta da sola non basta.
Che differenza c'è tra referto e relata di pubblicazione?
Nessuna nella sostanza: sono nomi diversi per la stessa attestazione. Referto, relata, attestazione o notifica di pubblicazione: il termine dipende dal regolamento dell'ente.
Quando si emette il referto?
Di norma al termine della pubblicazione, quando le date sono definitive. Alcuni enti prevedono anche un'attestazione di avvio: dipende dal regolamento.
